Animer des réunions avec des outils d'inteligence collective

PROGRAMME

1ère journée : le cadre et la communication

Recueil des objectifs de chacun pour adapter la formation.

Pose d’un cadre de confiance et de coresponsabilité pour l’efficacité de la formation.

Quelques brefs points de repères sur la communication considérée de façon systémique :

• La circularité dans la communication
• Le contenu et la relation
• Le verbal et non verbal
• Jugement de valeur ou recherche de l’intention positive
• Les différents types de réunions et/ou les différents modes de communication dans une réunion : le rôle spécifique de l’animateur, de l’intervenant et du public
• 4 points de repères pour développer son impact sur l’auditoire
• 1er temps : Préparer sa réunion ou son animation c’est 50% de la réussite !
• Reformuler la demande 
• Clarifier son objectif
• Accéder à ses ressources « tête, cœur et corps »
• Prendre les bonnes postures 

2ème temps : Ouvrir la séance. « On ne peut pas donner une deuxième fois, une première bonne impression »

•  Toujours valider l’objectif, le programme, la méthode et le cadre relationnel 
• « Faire le groupe »
• Quelques techniques théâtrales pour développer l’impact

3ème temps : Conduire la réunion.

• Utiliser l’écoute active
• Apprendre à utiliser les émotions et tout ce qui se passe dans le groupe pour servir l’objectif
• Repérer les rôles inadaptés et les gérer de façon positive et élégante (bavard, rebelle, timides, etc.  Liste des trucs et astuces pour gérer toutes les petites difficultés envisageables et les profils difficiles à gérer en réunion.
• Gérer le conflit ouvert dans une réunion.

4ème temps : Conclure avec de l’écoute, sur l’objectif et la relation, 

• Théâtre forum pour revivre des animations qui n’ont pas été idéales et en tirer un apprentissage maximum pour tous. 

2ème journée, en fonction des besoins de l’entreprise et des stagiaires il sera possible de pratiquer plusieurs des méthodes d’animation suivantes :

• La décision au consentement (ou zéro objection, issue de la sociocratie) : l’outil de base de l’intelligence collective. Il permet d’entendre l’avis de tous, tout en décidant rapidement. Cela participe au bien-être, au soutien, à la qualité des décisions et évite de prendre une décision dont l’application va poser problème.
• Réunion opérationnelle (réunion d’équipe) : Échanger les bonnes informations, acquérir des réflexes d’équipe, mettre à l’ordre du jour les sujets préparés par les participants en 1 minute ; traiter les sujets en 10 min en moyenne en trouvant une solution qui tient compte des connaissances de tous ; avec un « qui fait quoi pour quand » écrit et validé pendant la réunion, acquérir une rigueur sur le suivi des décisions et un management visuel (trouver les bons indicateurs) 
• Résolution de problèmes collectifs, pour booster votre démarche qualité
• Résolution de problèmes complexes : pour élaborer en intelligence collective les actions immédiates et structurantes pour commencer à apprendre sur le problème traité avec agilité.
• Animer un grand groupe (de 10 à 300 personnes) avec les cartons de couleurs : pour savoir à tout moment ce que chacun pense de ce qui est dit.
• Techniques de créativité au choix : rêve éveillé dirigé, 7 chapeaux, tetra lemme, intelligence collective façon robert Dilts (proche théorie U), post-it en folie… Définir les critères de choix, faire rêver une équipe, puis choisir.
• Réunion stratégique : partir de la vision, la confronter au réel c’est-à-dire ce qui est vécu sur le terrain pour imaginer et ajuster une stratégie portée par tous. La stratégie c’est la manière choisie pour atteindre un objectif. A chaque niveau de l’entreprise, il y a des objectifs et donc une stratégie locale.
• Clarifier les responsabilités de chacun (organigramme fonctionnel agile).
• Débat mouvant : une technique pour rendre visible et faire mûrir les positionnements des participants relativement à un sujet. Idéal pour sensibiliser ou connaitre les points de vues.
• Codéveloppement : pour développer l’esprit d’équipe, le soutien, l’entraide.
• Réunion sur les valeurs de l’entreprise.
• Réunion pour conduire un changement.

Animation possible via la plateforme ZOOM Pro

Contenu pédagogique maintenu ( comme en présentiel )

Animation interactive : le contact visuel entre le formateur et son groupe est possible durant toute la formation. L’animateur peut partager à l’écran un diaporama, une photo, un tableur ou une vidéo. Le groupe travaille sur un tableau blanc interactif et commun. Les travaux de mise en pratique sont possible en sous-groupes grâce à des salles virtuelles. Le formateur passe de groupe en groupe pour faire des feedback et apports théoriques. Il peut distribuer des exercices en individuel comme en présentiel

Les participants peuvent communiquer entre eux grâce à une fonction de  » chat  » qui est un mode de conversation, peuvent réagir grâce à des émoticônes et peuvent prendre la parole pour questionner le formateur ou le groupe.

Chaque participant garde un contact visuel avec le formateur et l’ensemble du groupe durant toute l’ensemble de la formation

Modalité de suivi et d’évaluation des stagiaires :

Le formateur garde une contact visuel avec chaque stagiaire durant toute la durée de la formation.

Les exercices sont corrigés en groupe ou en individuel grâce à l’envoi de fichier ou au travail en sous-groupe

La formation peut être entièrement enregistrée

L’évaluation de l’atteinte des objectifs se fait en ligne à la fin de la formation via Quizzyourself.